پشت میز کار خود نشسته اید و می خواهید برای پروژه بزرگی سنگ تمام بگذارید. پیامی از طرف رئیستان دریافت می کنید. از شما می خواهد پروژه ای را که مدت ها پیش لغو شده است، پیدا کنید و برایش بفرستید. همیشه درخواست های این چنینی لحظه ای ترس و دستپاچگی ایجاد می کند. اگر همه چیز سر جایش نباشد، مجبورید تمام روز را در میان فولدرهای قدیمی برای پیدا کردن چیزی صرف کنید. می خواهید از استرس های بی مورد محیط کار و اتلاف وقت رها شوید؟ با ما همراه باشید تا با روش های مرتب کردن فایل های کامپیوتر و نحوه سازماندهی پرونده ها و پوشه ها آشنا شوید.
چگونه فایل های خود را سریع تر پیدا کنیم؟
مرتب کردن فایل های کامپیوتر شبیه مرتب کردن هر چیز دیگری است. تصور کنید می خواهید کمد لباس هایتان را مرتب کنید، احتمالاً هر دسته از لباس ها را در ردیف جداگانه ای می چینید تا راحت تر به آن ها دسترسی داشته باشید. محیط کامپیوتر هم همین است؛ اگر هر فایلی را بدون نام مشخص به صورت رندم در فولدری ذخیره کنید. احتمالاً برای پیدا کردن هر یک از آن ها کلافه خواهید شد.
طبقه بندی فولدرها و مرتب کردن فایل های کامپیوتر
اگر همه فولدرها را طبقه بندی می کنید، ساختار مشخصی برای آن در نظر داشته باشید. درست مثل کشوها و جداکننده ها که لباس شما را مرتب نگه می دارند. همانطور که به مرور زمان پوشه ها اضافه می شوند، می توانید آن ها را در طبقه مربوط به آن ذخیره کنید. همچنین می توانید آن ها را به صورت سلسله مراتبی درون یکدیگر قرار دهید. ایجاد پوشه های تو در تو، بعداً پیدا کردن پرونده ها را آسان تر می کنند.
در این حالت، مجبور نیستید همه پرونده های خود را به طور همزمان بررسی کنید. پوشه ها و زیر پوشه هایی از این دست می توانند پرونده های شما را به روشی منطقی سازماندهی کنند.
ساختارهای مختلف ایجاد پوشه در کامپیوتر
بهترین ساختار برای ایجاد پوشه آن است که از روش کار شما تقلید می کند. آیا کارهای مهم را با زمان بندی سه ماهه برنامه ریزی می کنید؟ پس یک پوشه جدید برای کارهایی که هر سه ماه انجام می دهید، مناسب است. اگر با پروژه ها سروکار دارید، برای هر پروژه، پوشه ای جدید در نظر بگیرید.
مرور پوشه ها و یافتن فایل ها از نظر بصری باید راحت باشد. اگر روش سازماندهی شما خسته کننده باشد، ادامه کار برای بقیه اعضای تیم سخت خواهد بود. برای پروژه های شرکتی، نامی را انتخاب کنید که برای همه افراد تیم مناسب باشد، زیرا ممکن است همه به همان روشی که شما جستجو می کنید به دنبال یک پرونده یا پوشه نباشند.
ترفندهای مرتب کردن فایل های کامپیوتر
در ادامه به چند نکته از کارشناس مدیریت دیجیتال، ادوارد اسمیت اشاره می کنیم:
الگویی ایجاد کنید؛ هر زمان که پروژه یا کار جدیدی را شروع می کنید، آن را مستند و ذخیره کنید.
کلمات کلیدی برای نام پوشه ها در نظر بگیرید: به خاطر داشته باشید که می توانید با استفاده از نام پوشه ها، فایل ها را جستجو کنید. هرچه مرتبط تر و خاص تر باشد، سریع تر فایل موردنظرتان را پیدا خواهید کرد.
پوشه ها را منحصر به فرد نگه دارید: پوشه ها باهم تداخل نداشته باشند. برای مثال، در دو جای متفاوت نباید فاکتورهای یک پروژه را نگه داشت.
یک صفحه به عنوان تقلب درست کنید: مهم نیست که اسم همه پوشه ها را حفظ کنید. یک نمودار از جریان کار تهیه کنید تا در صورت فراموشی به آن مراجعه کنید.
روش های موثر برای سازماندهی پرونده ها
اولین قدم برای ایجاد سازماندهی پرونده ها، ایجاد پوشه اولیه است. می توانید بر اساس سال و سپس نوع پروژه مرتب کنید. مثلا فولدر سال 2020 را ایجاد کرده و در آن بر اساس نوع پروژه فایل ها را نام گذرای کنید.
هنگامی که پوشه اولیه را انتخاب کردید، وقت آن است که زیر پوشه های خود را سازماندهی کنید. در اینجا چند استراتژی را معرفی می کنیم:
ایجاد زیر پوشه های «در حال انجام»، «نهایی» و «بایگانی»
زیر پوشه در حال انجام
هر چیزی که در حال حاضر روی آن کار می کنید، در این زیرپوشه قرار می گیرد. این زیر پوشه محل خوبی برای ذخیره کارهایی است که هنوز تایید و نهایی نشده یا جزو فایل های منبع هستند.
زیرپوشه نهایی
هر چیزی را که آماده شده، در پوشه نهایی قرار ندهید. این زیرپوشه برای فایل هایی است که کاملاً تایید شدند و تغییری در آن ها ایجاد نخواهد شد.
بایگانی
هر چیزی را که در دو زیر پوشه دیگر قرار نمی گیرد، در این زیرپوشه ذخیره کنید. یادداشت ها، ایده پردازی ها، تحقیقات و سایر اطلاعات متفرقه خود را در اینجا نگه دارید. پروندهایی که هرگز نهایی نمی شوند، بایگانی کنید تا زیرپوشه «کارهای در حال انجام» را شلوغ نکنید.
این طبقه بندی به اعضای گروه کمک می کند، به خوبی در جریان کارهای انجام شده، کارهای در حال انجام و بایگانی شده قرار گیرند. در این صورت در وقت صرفه جویی می شود.
این مطلب را از دست ندهید: راه های مرتب ماندن میز کار
ایجاد زیر پوشه های «برای بررسی» و « از بررسی»
پیش نویس (برای بررسی)
به طور پیش فرض، هنوز کسی اولین پیش نویس شما را بررسی نکرده است. روی هر چیزی کار می کنید، اولین پیش نویس آن را در این پوشه قرار دهید. در انتها پرونده خود را با یک نسخه V1 (ورژن اول) نامگذاری کنید. بنابراین هر کسی که بعداً به این پرونده مراجعه کند، متوجه می شود که این پیش نویس اولیه است. هر وقت کارتان آماده شد، پیش نویس را برای کسی که باید آن را بررسی کند، ارسال کنید.
اولین ویرایش (از بررسی)
وقتی سردبیران نظرات خود را درباره آن پیش نویس ارسال کردند، آن را در این پوشه قرار دهید. نام فایل را یکسان نگه دارید، اما حروف اول نام بررسی کننده را به انتهای آن اضافه کنید. کار دیگری با پرونده انجام ندهید. با هر ویرایش دست نخورده آن را همانطور که هست بگذارید. با این کار، همیشه سوابق درخواست ویرایش ها توسط چه کسی را خواهید داشت و می توانید از طریق مراجعه متقابل، مطمئن شوید که هر ویرایش در پیش نویس دوم لحاظ شده است.
پیش نویس دوم (برای بررسی)
پرونده را از پوشه اولین ویرایش کپی کرده و در این زیرپوشه ذخیره کنید. نام آن را تغییر دهید، پسوند V2 را اضافه کرده و حروف اولیه نام را حذف کنید. این فایل به پیش نویس دوم شما تبدیل می شود. پرونده را باز کنید، ویرایش های خود را انجام دهید و پرونده خود را برای بررسی مجدداً برای سردبیر یا مدیر خود ارسال کنید.
ویرایش دوم (از بررسی): عملکرد این پوشه مانند اولین ویرایش (از بررسی) است. از آنجا که تعداد بررسی ها و پیش نویس های پرونده شما ممکن است زیاد باشد، هر چند بار که لازم است این ساختار پوشه را تکرار کنید.
نسخه نهایی (ارسال شده برای انتشار): وقتی ویرایش ها تمام شد، پیش نویس نهایی خود را اینجا قرار دهید. این کار به شما کمک می کند تا نسخه نهایی پرونده را به سرعت پیدا کنید.
روش نامگذاری پوشه ها
پرونده ها از دو جز تشکیل شده اند: نام و پسوند پرونده (نوع پرونده مانند .mp3 یا .docx و…) کافیست نام پرونده را کنترل کنید. بهترین نام فایل، بدون اینکه مجبور شوید آن را باز کنید، محتویات پرونده را بازگو می کند.
منحصر به فرد باشد: اگر تعداد زیادی پوشه با یک نام داشته باشید، دسترسی به پرونده موردنظرتان سخت می شود.
شاخص آنچه در پرونده وجود دارد: آیا پرونده شما گزارش سالانه است؟ یا نوعی پژوهش؟ یا لیست کارهایی که باید انجام شود؟ نام پرونده باید نمایانگر محتویات آن باشد. به خاطر داشته باشید، نام پرونده ای که از طریق ایمیل برای کسی ارسال می کنید، برای گیرنده ایمیل واکنش برانگیز خواهد بود. بهتر است تمام اطلاعات شناسایی دقیقاً در نام پرونده باشد و برای بقیه هم روشن باشد.
پرونده های ترتیبی: اگر فایل هایی را که به ترتیب قرار می گیرند، نامگذاری می کنید، از صفر استفاده کنید (01 ،02، 03 به جای 1، 2، 3).
مستندسازی را فراموش نکنید
سعی کنید همیشه از هر چیزی مستندی ذخیره کنید. هر نام اختصاری یا هر قانونی را که ممکن است فراموش کنید، در یک صفحه ذخیره کنید. یک قانون کلی در مورد نام گذاری پوشه های کامپیوتر وجود دارد. هر چیزی که می خواهید ابتدا ببینید، در ابتدای نام آن بنویسید. فراموش نکنید که اگر نام پرونده طولانی بود، از هایفن برای جدا کردن کلمات استفاده کنید.
سخن پایانی
به خاطر داشته باشید، شما مجبور نیستید از همه این راهکارها برای مرتب کردن فایل های کامپیوتر استفاده کنید. روشی را انتخاب کنید که بیشتر با آن راحت هستید. برای اینکه روی کار و پروژه های خود تمرکز کنید، به محیط کار مرتب و سازماندهی شده نیاز دارید. برای مرتب کردن و نظافت محل کار خود می توانید از خدمات اپلیکیشن سرویک استفاده کنید.
منبع: zapier
