لابیمن کیست؟ راهنمای جامع مهارتها، وظایف و نکات مهم شغلی
لابی در نگاه اول فقط یک فضای سالنمانند در ورودی ساختمان است؛ اما در واقع «نقطهی تماس اول» ساکنین و مهمانان با مجتمع محسوب میشود. همین موضوع باعث میشود حضور یک لابیمن حرفهای، مستقیماً روی امنیت، نظم، آرامش و حتی اعتبار مجتمع اثر بگذارد.
در این مقاله، هم تعریف دقیق لابیمن را میخوانید، هم شرح وظایف و استانداردهای رفتاری و اجرایی را (بهصورت کامل)، و هم در پایان به زبان ساده میگوییم برای داشتن یک لابی منظم و حرفهای، چه اقداماتی لازم است—از جمله تامین نیروی تشریفاتی، آموزش تخصصی نیروهای تشریفاتی و مدیریت و راهبری مجتمعها که شرکت سرویک در این حوزهها فعالیت دارد.
لابیمن کیست؟
لابی به فضای سالن مانند در محل ورود و خروج مراجعین در برجهای مسکونی جهت انتظار آنان اطلاق میشود. لابیمن نیز فردی است که رابط هیئت مدیره و مدیر مجتمع با ساکنان بوده و متضمن آرامش، آسایش و امنیت آنان است. لابیمن با آگاهی از ویژگیها، امکانات و خدمات رفاهی موجود در فضاهای مشاع و با رعايت ضوابط و قوانين مجتمع، ضمن پذیرش مراجعه کنندگان به معرفی این امکانات و خدمات و پاسخگويي به سؤالات آنها میپردازد. وی از توانمندی بالایی در برقرار کردن ارتباط موثر با مراجعه کنندگان برخوردار بوده و با آگاهی نسبت به مسائل مختلف اعم از اصول ايمني، بهداشتي و امنيتي شغل خود، خدمت رسانی و راهنمایی ميهمانان و ساکنین، دریافت درخواستهای آنان و تحویل و استرداد اماناتشان را بر عهده دارد.
تفاوت لابیمن با نگهبان، سرایدار یا نیروهای خدماتی چیست؟
این سؤال برای خیلیها مطرح است. تفاوتها معمولاً اینطور خلاصه میشود:
نگهبان: بیشتر بر امنیت فیزیکی، کنترل ورود و خروج و پیشگیری از تهدیدها تمرکز دارد.
سرایدار/خدمات: بیشتر درگیر امور اجرایی، نظافت، رسیدگی به بخشهایی از ساختمان و گاهی کمک به امور فنی است.
لابیمن: همزمان «میزبان ورودی» و «ناظر اجرایی و ارتباطی» است؛ یعنی هم روی کیفیت برخورد و نظم لابی حساس است، هم روی ثبت، کنترل و هماهنگیهای مرتبط با تردد، مهمانان، امانات و گزارشها.
به همین دلیل، در ساختمانهایی که استاندارد بالاتری میخواهند، انتخاب درست و آموزش لابیمن اهمیت ویژهای دارد و معمولاً کنار آن، از خدماتی مثل آموزش تخصصی نیروهای تشریفاتی هم استفاده میشود تا رفتار، آداب معاشرت و اجرای دستورالعملها یکدست و حرفهای شود.
چرا داشتن لابیمن حرفهای، کیفیت مجتمع را چند پله بالاتر میبرد؟
از تجمع بیمورد و ورود افراد غیرمسئول جلوگیری میکند؛
در شرایط خاص (مشکوک/بحرانی) تصمیمگیری اولیه و هماهنگی سریع انجام میدهد؛
جلوی خیلی از تنشها را با آداب معاشرت درست میگیرد؛
گزارشنویسی و ثبت وقایع را دقیق انجام میدهد؛
تجربه ساکنین و مهمانان را بهتر میکند و «چهرهی مجتمع» را حرفهای نشان میدهد.
اگر نگاه شما به ساختمان «سیستمی» باشد، معمولاً این موضوع در چارچوب مدیریت و راهبری مجتمعها دیده میشود: یعنی ورودی ساختمان، امنیت، ثبت وقایع، اجرای آییننامه و تعامل با ساکنین همه باید یک استاندارد مشخص داشته باشند.
معرفی انواع شرح وظایف لابی من
1-1- اصول حراستی و نظارتی
- تا زمان حضور همکار شیفت بعد لابیمن موظف است در محل کار خود مانده و از ترک محل به هر دلیلی خودداری نماید.
- از تردد و توقف سایر پرسنل و حتی ساکنین در پشت میز لابی جلوگیری شود.
- حتی الامکان در طول شیفت کاری از ترک لابی خودداری کرده و در صورت اضطرار لازم است یکی از پرسنل آگاه جایگزین وی شود.
- بازدید مستمر از اطراف مجتمع و نظارت بر باز و بسته بودن دربهای اضطراری مجتمع در زمان عدم حضور بلمن.
- گشت زنی در محوطهی مجتمع در طول شیفت شب و هوشیاری کامل در مراقبت از محوطه و پارکینگها.
- هوشیاری کامل از الزامات این شغل بوده و خوابیدن در تایم کاری به هیچ وجه قابل قبول نیست.
- کنترل مداوم دوربینهای مدار بسته از مانیتور لابی و ثبت وقایع و حوادث مشکوک و در صورت لزوم تماس با پلیس. لازم به ذکر است خرابی یا اتصالی دوربینهای مدار بسته باید ثبت شده و در اولین فرصت به مدیر مجتمع اطلاع داده شود.
- جلوگیری از تجمع بی مورد افراد و ممانعت از ورود و نشستن طولانی مدت افراد غیرمسئول در لابی.
- مراقبت کامل در حفظ اطلاعات شخصی ساکنان در هنگام برخورد با تمامی افراد (افراد عادی یا مأموران دولتی).
- آشنا بودن با اطراف مجتمع محل کار و شناسایی نزدیکترین امکانات و اماکن رفاهی و دولتی اطراف آن.
- همواره لیستی از شماره تماسهای ضروری باید در لابی باشد تا در مواقع اضطراری استفاده شود.
- تلفن همراه در محل کار صرفا برای تماسهای ضروری استفاده میشود. لذا از چت کردن و یا بازی با گوشی اکیدا خودداری شود.
- اگر در زمان تماس تلفنی فرد غیر مسئول در لابی باشد نباید اسم فردی که با لابیمن تماس گرفته است در طول مکالمه ذکر شود.
- حفظ خونسردی در مواقع بحرانی و حوادث و امداد رسانی به ساکنین و حادثه دیدگان در شرایط ضروری و در حد امکان و در صورت لزوم تماس با اورژانس، آتشنشانی و یا پلیس.
- جلوگیری از ورود افراد مشکوک و اراذل و اوباش و در صورت ضرورت تماس با پلیس.
- جلوگیری از خروج کودکان کمتر از 5 سال و افراد سالخورده از مجتمع.
1-2- اصول بهداشتی و آراستگی
- از مهمترین وظایف لابیمن رعایت آراستگی ظاهری و پوشیدن لباس فرم مرتب و تمیز مطابق با آیین نامه آداب شناسی مجامع عمومی میباشد.
- لابیمن باید قبل از شروع شیفت خود استحمام کرده و در طول شیفت لوازم بهداشتی و شخصی را همراه خود داشته باشد.
- در طول شیفت از مواد خوشبو کننده (عطر و یا اسپری) استفاده شود.
- در طول شیفت کاری از استعمال دخانیات اکیدا خودداری شود.
- لابیمن موظف است همواره با موی مرتب در محل خدمت حاضر شود. قابل ذکر است که مدل مو و مدل ریش باید مطابق با استانداردها و معیارهای شغل باشد.
- لباس فرم لابیمن همواره باید آراسته (تمیز و مرتب) باشد. همچنین کفش وی باید همواره براق و تمیز باشد.
- اگر از کراوات استفاده میکند توجه نماید که گره کراوات استاندارد بوده و طول کراوات کوتاه یا بلند نباشد.
- اگر لابیمن خالکوبی دارد نباید در دید عموم قرار دهد.
- از درآوردن کت، کراوات و کفش در محل کار خودداری کرده و همچنین مرتب کردن لباس فرم باید دور از دید عموم انجام شود.
- تنها زیور آلاتی که استفاده آن در طول شیفت کاری بلامانع است “ساعت” میباشد.
- میز لابی همواره باید مرتب و تمیز باشد و از قرار دادن وسایل اضافی در کشو و داخل میز خودداری نماید.
- هر زمانی که لابی نیاز به نظافت دارد حتما با نیروهای پاکمن هماهنگی صورت گیرد.
1-3- اصول آداب معاشرت
- لابیمن باید آگاهی و دانش کافی در زمینه استانداردهای آداب شناسی مجامع عمومی داشته باشد.
- احترام و شأن ساکنان، میهمانان، همکاران و سایر مراجعه کنندگان در مراجعات حضوری و غیرحضوری حتما باید رعایت شود.
- از هر گونه شوخی در محل کار خودداری شود.
- از مداخله در امور شخصی و خانوادگی ساکنین و همکاران پرهیز شود. همچنین از ورود در بحثها، مجادلات و گفتگوهای ساکنان خودداری گردد.
- هماهنگی با ساکنین هنگام ورود میهمانان. نحوه هماهنگی و راهنمایی میهمانان باید مطابق آداب شناسی مجامع عمومی گرم، صمیمی و در شأن مجتمع و ساکنین باشد.
- اقدام مسؤولانه در رسیدگی به مشکلات احتمالی مجتمع و ساکنین که امکان رفع آن توسط لابی من وجود داشته باشد.
- هنگام صحبت کردن با افراد لبخند داشته و از زیاده گویی پرهیز شود.
- اگر زمان مناسبی برای جواب دادن به تلفن نیست، علت توضیح داده شده و با گرفتن نام و شماره تلفن شخص به او اطمینان داده شود که مجددا با وی تماس گرفته خواهد شد.
- پیشنهاد میشود که لابیمن قبل از جواب دادن به تلفنهای مهم ایستاده باشد. این امر باعث افزایش اقتدار و تسلط وی میشود
- به تماسهای تلفنی به موقع و حتی الامکان قبل از شنیدن زنگ سوم پاسخ داده شود.
- از گوش راست برای شنیدن مکالمات تلفنی استفاده شود. چرا که گوش راست از قسمت منطقی مغز استفاده میکند.
- در صورتی که شکایتی از سوی ساکنین دریافت شد، از بکار گیری کلمات منفی همچون: نمیتوانم، غیر ممکن است، امکان ندارد، هرگز و غیره پرهیز شود.
- از به کار بردن کلمات محاوره (آره، خب، باشه، آهان، اکی، چاکرم و نوکرم) خودداری شود.
- خوب گوش کردن فرد را برای بهتر پاسخ دادن آماده میکند. لابیمن هرگز نباید درباره آنچه اطلاعات و آگاهی ندارد اظهار نظر نماید.
- لابیمن توجه نماید که از به کار بردن کلماتی که معنای آن را نمیداند خودداری شود.
- نباید در دست دادن با ساکنین، مسئولین و مهمانان پیش قدم شد.
- در خصوص معرفی افراد به همدیگر باید دقت شود که: الف) همیشه ابتدا کوچکتر به بزرگتر معرفی شود. ب) مجردها به متاهلها معرفی شوند. ج) در معرفی کودکان و نوجوانان به جای اینکه گفته شود آقای … یا خانم … کافی است اسم آنان گفته شود. د) به کسی گفته نشود که “قیافه شما به نظرم آشناست ولی اسم شمارا به خاطر ندارم”.
- لابیمن تحت هیچ شرایطی اجازه مشاجره، بحث و درگیری با ساکنین، همکاران و مراجعهکنندگان را ندارد.
1-4- اصول ایمنی کار
- جلوگیری از وارد آمدن خسارت و یا تضییع اموال مجتمع و تجهیزاتی که در اختیار لابیمن قرار دارد (تلویزیون، رایانه، تبلت، یخچال، مایکروفر، چای ساز، اجاق گاز و غیره).
- ضروری است در هنگام تحویلدادن کلیدها (محفظههای آب، برق، اعلان حریق و …) به افراد مربوطه، تحویل کلیدها در لیست مربوطه ثبت شده و کارت شناسایی (کارت ملی، گواهینامه، …) از افراد تحویل گیرنده دریافت شود. لابی من تحویلدهندهی کلید مسئول پیگیری مداوم مورد امانت تا زمان استرداد آن میباشد.
- امانت دادن لوازم و اموال مجتمع و مشاعات به ساکنین و افراد غیرمسئول، تحت هیچ شرایطی مجاز نمیباشد.
- کنترل سیستم روشنایی و روشن و خاموش کردن لامپهای محوطه در زمان تعیین شده.
1-5- اصول اداری و اجرایی
- آشنایی با قوانین تملک آپارتمان
- لابیمن باید حداقل 15 دقیقه قبل از شروع تایم کاری در محل حاضر شود تا شرح وقایع رخ داده در شیفت قبلی را با همکار خود بررسی نماید.
- ساعات ورود و خروج تمامی کارکنان، پیمانکاران، مهمانان و تکنسینها در لیست حضور و غیاب درج شود.
- ثبت زمان ورود و خروج، محل مراجعه و مشخصات پیکهای موتوری و خدماتی دولتی به درون مجتمع در فهرست ثبت وقایع روزانه (این مورد مختص مجتمعهایی می باشد که بلمن ندارند؛ در صورتی که مجتمعی بلمن داشته باشد، وظیفه تحویل تمامی مرسولات بر عهده وی میباشد).
- در مواقع اضطراری جابهجایی شیفت لابیمنها با یکدیگر یا ترک محل کار قبل از پایان شیفت، مراتب باید با هماهنگی مدیر و طبق برنامهای که خود آنها توافق میکنند انجام شود.
- انتقال و انعکاس اطلاعات در هنگام تغییر شیفت، ثبت، تهیه گزارش شیفت و تأیید و ارائه آن به شیفت بعدی.
- نظارت مستمر بر اجرای آییننامهی مجتمع.
- جلوگیری از نصب هرگونه اعلامیه، اطلاعیه یا پوستر تبلیغاتی بر روی دیوارها، تابلوهای اعلانات و غیره که بدون اجازهی هیئتمدیره نصب میشوند. فقط اطلاعیههایی که دارای سربرگ مجتمع و لوگوی هیئتمدیره هستند و یا ممهور به مهر هیأت مدیره هستند، اجازهی نصب دارند.
- پاسخگویی به تماسهای تلفنی واطلاع رسانی مناسب به ساکنان با رعایت ادب و احترام و مطابق آداب شناسی مجامع عمومی.
- تحویلگرفتن قبوض آب، برق، تلفن و غیره از مأموران، تفکیک قبوض و تحویل آنها به مدیریت مجتمع تا حداکثر 24 ساعت پس از تحویل.
- عدم دخالت در امور اجرایی مجتمع و اموری که خارج از شرح وظایف میباشد.
- لابی من نیروی هیأتمدیره به شمار میآید و از هیچیک از ساکنان یا افراد غیر مسئول دستور نمیگیرد. انجام سایر امور محوله پس از ابلاغ مدیر اجرایی مجتمع و یا مصوبات هیأتمدیره قابل قبول میباشد.
- تذکر شفاهی و تلفنی به ساکنینی که با سرو صدای زیاد و یا سایر فعالیتها برای دیگر ساکنین ایجاد مزاحمت میکنند.
- ثبت خرابیها و نواقص اظهارشده توسط ساکنان و درج شکایات ساکنان در فرم گزارش روزانه و انعکاس به افراد ذیربط.
- در مورد نامهها و مرسولههای پستی لابی من باید به محض رسیدن نامه، با گیرنده نامه تماس گرفته و جهت هماهنگی تلفنی و تحویل با ساکنان هماهنگی به عمل آورد. در صورت عدم حضور ساکنان، مشخصات مرسولات دریافتی در کاربرگ تحویل امانات ثبت شده و موضوع در اولین فرصت به صاحب مرسوله اطلاع داده شود.
- در صورت نیاز ساکنین و مهمانان به آژانس و یا سفارشات اینترنتی آنها را ثبت و پیگیری نماید.
2- امور مالی و دریافت شارژ
- دریافت شارژ ماهیانه طبق روال مشخصشده توسط هیأتمدیره و جمعآوری شارژ مطابق با لیستهای دریافتی از هیأتمدیره (شارژ ماهیانه تنها به روش الکترونیکی و با استفاده از دستگاه کارتخوان انجام میشود). لابیمن موظف است رسید چاپ شده تمامی پرداختیها را نزد خود نگه داشته و همراه با فرم تکمیل شارژ ساکنین به مدیر مجتمع تحویل دهد. همچنین لابیمن به هیچ وجه مجاز به دریافت وجه نقد نمیباشد.
- تسلیم ابلاغیهها و اخطاریههای کتبی هیأتمدیره به ساکنانی که شارژ معوقه دارند.
3- دستگاههای مورد استفاده لابیمن
انتظار میرود که لابیمن با دستگاهها و ابزار ارائه شده آشنا شده و توانایی استفاده از آنها را داشته باشد تا بتواند شرح وظایف خود را با کیفیت بیشتر و بهتری ارائه دهد:
- کامپیوترهای رومیزی و شخصی
- دستگاه فکس
- پرینتر
- فتوکپی
- اسکنر
- مودم
- کارتخوان
- ویدئو پروژکتور
- دستگاههای تلفن بیسیم
- پیجر
4- اسباب کشی
- اسبابکشی تنها از ساعت 8 صبح تا 8 شب و طبق ضوابط زیر مجاز میباشد:
الف- بهروز بودن کامل وضعیت بدهیهای واحد مربوطه (در صورت وجود بدهی قبلی ورود یا خروج اسباب و وسایل اکیداً ممنوع است).
ب_ در صورت امتناع صاحب اسباب و اثاثیه از ارائه برگ تسویه حساب و یا پرداخت بدهیهای معوقه، ورود و خروج ماشین اسباب کشی ممنوع است. لابیمن موظف است با هماهنگی مدیریت تا زمان انجام کامل امور مذکور درب ورودی مجتمع را برای جلوگیری از ورود یا خروج اسباب و اثاثیه ببندد.
ج- در مواقع اضطراری که پرداخت بدهی ممکن نمیباشد، با هماهنگی هیأت مدیره یا مدیر مجتمع، شناسنامه و کارت ملی (هر دو مدرک) را تا زمان تسویه بدهی ضبط نماید.
- نظارت در فواصل زمانی مختلف بر نحوه اسباب کشی به منظور جلوگیری از وارد آمدن خسارت به مجتمع و عدم استفاده از آسانسور نفر بر (مختص مجتمعهایی که بلمن ندارند).
- پیش از ورود اسباب و اثاثیه مستأجر و یا مالک جدیدالورود میبایست مدارک احراز هویت و کپی اجاره نامه را تحویل لابیمن دهد.
- صاحب اسباب و اثاثیه میبایست قبل از ورود اسباب به داخل مجتمع فرم تعهدنامه رعایت قوانین حمل اسباب و اثاثیه را نزد لابیمن تکمیل کرده و تا زمان انجام نشدن این مورد لابیمن میبایست از ورود اسباب و اثاثیه به مجتمع جلوگیری نماید.
- بدیهی است در صورتیکه اسباب کشی در خارج از زمان مقرر انجام میشود لابیمن موظف است از ورود و خروج اسباب و اثاثیه جلوگیری کند.
- لابیمن باید از آماده بودن شرایط مجتمع برای شروع اسباب کشی مطمئن شود. یکی از کارهای ابتدایی در این راستا کاور کردن آسانسور حمل بار میباشد.
- پس از اتمام اسباب کشی لابیمن باید مسیر حمل اسباب و اثاثیه را چک کرده و در صورت بروز مشکل همان لحظه مورد را ثبت و گزارش نماید.
- در صورتی که مسیر حمل اسباب و اثانیه نیاز به نظافت دارد همان لحظه باید با پرسنل پاکمن هماهنگی لازم انجام پذیرد.
5- خطرات شغلی
حرفه لابیمنی به طور کلی در دسته مشاغل عادی و کم آسیب طبقه بندی میشود. از آنجایی که هر شغل دارای عوامل زیان آور خاص خودش میباشد، در این راستا میتوان به عوامل زیر به عنوان خطرات شغل لابیمن اشاره نمود:
- مباحث روانی حاصل از تشنج و درگیریهای کاری.
- عوامل ارگونومی (نحوه نشستن، ایستادن و جابجایی اجسام در هنگام کار).
- عوامل بیولوژیکی بر اثر انتقال عوامل بیماریزا (باکتری، ویروس و میکروب) بین محیط، پرسنل و دیگر افراد.
6- صلاحیتهای شغلی
- آشنایی با سازماندهی و تجزيه و تحليل تشكيلات و ساختار مدیریت مجتمع و اماکن و خدمات فضاهای مشاع.
- برقراري ارتباط مؤثر با ساکنان و مهمانان (تلفنی و حضوری).
- آشنایی با قوانين و مقررات مربوط به مجتمعهای مسکونی و نحوه اجرای دستورالعملها
- آگاهی از نیازمندیها و اطلاعات مورد نياز ساکنان و مهمانان و پاسخگویی به مشکلات آنان.
- آشنایی با فضاهای مختلف مجتمع و توانایی معرفی آنها به ساکنان.
7- شرایط احراز
- حداقل میزان تحصیلات: دیپلم متوسطه
- حداقل توانایی جسمی و ذهنی: سلامت کامل جسمی و روانی
- آشنایی مقدماتی با رایانه و سایر دستگاههای مورد استفاده شغل
- نداشتن سوء پیشینه و سابقه محکومیت کیفری
- توانایی مدیریت بحران بالا
- اعتماد به نفس
- حداقل قد: 175 سانتی متر
- بازه سنی: 25 تا 50 سال
- آشنایی با آداب شناسی مجامع عمومی، قوانین تملک آپارتمان، اصول تشریفات، بایدها و نبایدهای شغلی، سوالات متداول شغل، اطفاء حریق عمومی، کمکهای اولیه، آشنایی عمومی با تأسیسات مجتمع و کار با شویندهها.
- کارت پایان خدمت (عدم معافیت پزشکی)
8- مهارتها
- گوش دادن فعالانه (توجه کامل به آنچه دیگران میگویند، تأمل کردن روی نکات ابراز شده، پرسیدن سوالات به شکل مناسب و قطع نکردن حرف دیگران).
- صحبت کردن (صحبت کردن با دیگران به منظور انتقال مؤثر اطلاعات).
- گرایش خدمات (به طور فعال به دنبال راهی برای کمک به دیگران).
- تفکر انتقادی (مهارت بررسی نقاط قوت و ضعف با استفاده از منطق، پیشنهاد راه حلهای جایگزین، حل مسئله و نتیجه گیری).
- درک مطلب (فهمیدن جملات و پاراگرافهای نوشته شده در اسناد مرتبط با کار).
- نوشتن (مهارت برقراری ارتباط مؤثر مکتوب متناسب با نیاز مخاطبان).
- هماهنگی (تنظیم کردن اقدامات در رابطه با اقدامات دیگران).
- هوش اجتماعی (آگاه بودن از عکس العمل دیگران و درک علت عکس العمل افراد).
- یادگیری فعالانه (درک مفاهیم اطلاعات جدید برای حل مسئله حال و آینده و تصمیم گیری).
جمعبندی اجرایی و ساده از وظایف لابیمن
اگر بخواهیم این شرح وظایف را به زبان اجرایی خلاصه کنیم، لابیمن باید:
امنیت و کنترل تردد را جدی بگیرد (مانیتورینگ، جلوگیری از ورود افراد مشکوک، کنترل دربهای اضطراری، هوشیاری کامل).
آداب معاشرت و ارتباط حرفهای را رعایت کند (عدم شوخی، حفظ شأن افراد، پاسخگویی مؤدبانه، مدیریت شکایات با ادبیات درست).
ظاهر آراسته و نظم محیط لابی را حفظ کند (لباس فرم، بهداشت فردی، نظم میز، هماهنگی برای نظافت).
امانات، کلیدها و مرسولات را دقیق ثبت و پیگیری کند.
در اسبابکشی نقش نظارتی داشته باشد تا به مجتمع خسارت وارد نشود.
در امور مالی شارژ طبق روال هیئتمدیره عمل کند و از دریافت وجه نقد خودداری کند.
گزارشنویسی، ثبت وقایع و هماهنگی با مدیریت را دقیق انجام دهد.
چکلیست روزانه لابیمن (برای اجرای بهتر در مجتمع)
شروع شیفت
حضور حداقل ۱۵ دقیقه زودتر و تحویلگیری از شیفت قبل
بررسی دوربینها و ثبت خرابی احتمالی
آمادهبودن لیست شمارههای ضروری
بررسی نظم لابی و آمادهبودن دفتر ثبت وقایع
حین شیفت
پاسخگویی مؤدبانه و هماهنگی ورود مهمانان
جلوگیری از تجمع بیمورد در لابی
ثبت ورود/خروج افراد خدماتی یا تکنسینها (طبق رویه مجتمع)
پیگیری امانات/مرسولات با ثبت دقیق
مدیریت شرایط حساس با خونسردی و هماهنگی با مدیر مجتمع
پایان شیفت
تنظیم گزارش شیفت و انتقال موارد باز به شیفت بعدی
تحویل رسیدها و گزارشهای مربوط (در صورت وجود)
نقش سرویک در استانداردسازی خدمات ورودی مجتمع
در سرویک، ما معتقدیم کیفیت خدمات ورودی مجتمع صرفاً به «حضور یک نیرو در لابی» محدود نمیشود؛ آنچه اهمیت دارد، اجرای یکپارچه و قابل سنجشِ استانداردهای رفتاری و اجرایی در تمامی شیفتهاست. تجربه ما نشان داده است که بخش قابل توجهی از چالشهای مجتمعها زمانی شکل میگیرد که آموزشها یکدست نیست، فرآیندها تعریف نشدهاند یا معیار مشخصی برای ارزیابی عملکرد وجود ندارد.
به همین دلیل، سرویک خدمات خود را بر سه محور اصلی طراحی کرده است:
در مواردی که مجتمع نیازمند نیروی آمادهبهکار، قابل اتکا و منطبق با الزامات تشریفات و نظم ورودی باشد، سرویک از طریق تامین نیروی تشریفاتی پاسخگوی نیاز مجموعه خواهد بود.
در شرایطی که نیرو در مجموعه حضور دارد اما کیفیت برخورد، آداب معاشرت، گزارشنویسی، پاسخگویی و اجرای دستورالعملها در شیفتهای مختلف یکسان نیست، سرویک با ارائه آموزش تخصصی نیروهای تشریفاتی به یکسانسازی عملکرد و ارتقای سطح خدمت کمک میکند.
همچنین اگر هدف مجتمع دستیابی به نظم پایدار، ساختار اجرایی منسجم و کنترلپذیری مستمر در فرآیندهای جاری باشد، سرویک راهکارهای مدیریت و راهبری مجتمعها را ارائه میدهد تا خدمات ورودی و سایر بخشهای مرتبط، از حالت سلیقهای خارج شده و به یک استاندارد اجرایی قابل پیگیری تبدیل شود.
در نهایت، هدف ما در سرویک این است که خدمات ورودی مجتمع به سطحی برسد که هم برای ساکنین آرامش و اطمینان ایجاد کند، هم برای مهمانان تجربهای در شأن مجموعه فراهم آورد و هم برای مدیریت ساختمان، روندی شفاف و قابل کنترل شکل بگیرد.
نتیجهگیری
لابیمن یکی از کلیدیترین نیروهای هر مجتمع است؛ چون هم در امنیت نقش دارد، هم در نظم و هم در کیفیت ارتباط با ساکنین و مهمانان. وقتی انتخاب، آموزش و نظارت درست باشد، اثرش در آرامش ساختمان و کاهش تنشها کاملاً دیده میشود.
اگر هدف شما ارتقای کیفیت خدمات ورودی و نظم مجتمع است، مسیر حرفهای معمولاً از تامین نیروی تشریفاتی شروع میشود، با آموزش تخصصی نیروهای تشریفاتی تکمیل میگردد و در نهایت در چارچوب مدیریت و راهبری مجتمعها به یک استاندارد پایدار تبدیل میشود.
