انتخاب خدمت - مدیریت و راهبری مجتمع‌ها

مدیریت و راهبری مجتمع‌ها؛ رویکرد یکپارچه سرویک

در بسیاری از مجتمع‌های مسکونی و تجاری، بی‌نظمی و نارضایتی زمانی شکل می‌گیرد که مدیریت به‌صورت پراکنده و فردمحور انجام شود؛ بخشی از مسئولیت‌ها بر عهده چند نفر محدود می‌افتد، پیگیری امور به اشخاص وابسته می‌شود، گزارش‌ها کامل و قابل استناد نیست و نگهداری تأسیسات به‌جای پیشگیری، به خرابی‌های ناگهانی و هزینه‌های غیرمنتظره منتهی می‌شود.

سرویک با رویکردی ساختارمند و هدفمند، مدیریت و راهبری مجتمع‌ها را به‌صورت یکپارچه و سیستماتیک اجرا می‌کند؛ رویکردی که در آن، کیفیت خدمات به‌صورت پایدار حفظ می‌شود و فرآیند تصمیم‌گیری برای هیئت‌مدیره شفاف‌تر، ساده‌تر و مبتنی بر داده خواهد بود.

در این مدل مدیریتی، ساکنین نیز نتیجه این نظم و انسجام را به‌طور مستقیم در زندگی روزمره خود لمس می‌کنند؛ آرامش، نظم و پاسخ‌گویی مشخص، به بخشی ثابت از تجربه سکونت در مجتمع تبدیل می‌شود.

مدیریت و راهبری مجتمع‌های مسکونی چه مزایایی دارد؟

1- افزایش امنیت و ایمنی ساکنین

مدیریت مجتمع با نظارت دقیق بر ورود و خروج افراد و اجرای مقررات ایمنی، امنیت محیط را تضمین می‌کند. این اقدامات باعث کاهش وقوع سرقت، آسیب و حوادث ناخواسته شده و آرامش خاطر ساکنین را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، با مدیریت صحیح مجتمع می‌توان آمادگی لازم برای مقابله با موقعیت‌های بحرانی را مهیا نمود.

2- حفظ و نگهداری بهتر مجتمع

با وجود برنامه‌ریزی منظم و تخصصی برای انجام تعمیرات دوره‌ای، نظافت، نگهداری تاسیسات و تجهیزات، عمر مفید ساختمان افزایش یافته و هزینه‌های بلندمدت ناشی از خرابی‌های جدی کاهش می‌یابد. مدیریت مجتمع با تدوین برنامه‌های پیشگیرانه، از بروز مشکلات بزرگ جلوگیری کرده و از سرمایه‌گذاری‌های غیرضروری جلوگیری می‌کند.

3- کاهش اختلافات و بهبود روابط بین ساکنین

برقراری قوانین و مقررات مشخص، مدیریت صحیح و بی‌طرفانه اختلافات و ایجاد فضای تعامل سازنده، موجب کاهش تنش‌ها و درگیری‌ها میان ساکنین می‌شود. این موضوع به حفظ آرامش و ایجاد حس همبستگی بیشتر در بین ساکنین کمک می‌کند.

4- افزایش کیفیت زندگی ساکنین

مدیریت مجتمع با ارائه خدمات متنوعی از قبیل نگهبانی، نظافت منظم، رسیدگی به فضای سبز، کنترل تردد پارکینگ، تامین امکانات رفاهی و موجب ارتقاء سطح زندگی ساکنین می‌شود. این خدمات باعث می‌شود ساکنین در محیطی سالم، امن و آرام زندگی کنند.

5- کاهش هزینه‌ها و بهینه‌سازی مصرف منابع

با مدیریت مالی دقیق، هزینه‌های جاری ساختمان کنترل شده و از هدررفت منابع مالی جلوگیری می‌شود. همچنین برنامه‌ریزی در مصرف انرژی و سایر منابع باعث صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌ها می‌شود.

6- افزایش ارزش مادی و اعتبار مجتمع

مجتمع‌هایی که به خوبی مدیریت می‌شوند از نظر بازار مسکن جذاب‌تر بوده و ارزش مالی بالاتری دارند. این امر به نفع مالکان و سرمایه‌گذاران است؛ زیرا نگهداری و ارتقای کیفیت مجتمع باعث حفظ و افزایش قیمت ملک می‌شود.

7-هماهنگی و برنامه‌ریزی بهتر امور مجتمع

مدیریت مجتمع می‌تواند برنامه‌ریزی دوره‌ای و منظمی برای انجام وظایف مختلف از جمله تعمیرات، جلسات ساکنین، گزارش‌دهی مالی و تصمیم‌گیری جمعی ترتیب دهد. این نظم و برنامه‌ریزی به کارآمدی بیشتر مجتمع کمک می‌کند و ساکنین را در جریان امور قرار می‌دهد.

8- کاهش دغدغه‌های ساکنین و مالکان

مدیریت مجتمع با رسیدگی به امور تخصصی و روزمره ساختمان، دغدغه‌ها و نگرانی‌های ساکنین و مالکان را کاهش می‌دهد. ساکنین می‌توانند بدون استرس به زندگی روزمره خود بپردازند و مدیریت، تضمین می‌کند که همه امور به صورت حرفه‌ای و منظم انجام شود.

سرویک در راهبری مجتمع دقیقاً چه اقداماتی انجام می‌دهد؟

مدیریت و راهبری مجتمع‌ها در سرویک بر پایه پنج محور اصلی طراحی شده است. در هر محور، وظایف به‌صورت تعریف‌شده، قابل اندازه‌گیری و قابل پیگیری اجرا می‌شود تا نتایج فقط در گزارش‌ها باقی نماند و در عملکرد روزمره مجتمع نیز به‌وضوح دیده شود:

1. منابع انسانی تخصصی مجتمع

2. مدیریت اجرایی و عملیات روزمره

3. مدیریت مالی شفاف و قابل استناد

4. نگهداری فنی و پیشگیرانه تأسیسات

5. پشتیبانی، نظارت و توسعه خدمات (24/7)

1) منابع انسانی تخصصی مجتمع

از جذب نیرو تا شیفت‌بندی، ارزیابی و جایگزینی سریع

معمولاً دیده می‌شود کیفیت یک مجتمع، به کیفیت نیروهایی که هر روز در ساختمان حضور دارند گره خورده است. سرویک این بخش را فقط «تأمین نیرو» نمی‌بیند؛ بلکه از مرحله انتخاب تا کنترل کیفیت، آن را مدیریت می‌کند.

کارهایی که در این بخش انجام می‌شود:

جذب، ارزیابی و استخدام نیروهای حرفه‌ای متناسب با نیاز مجتمع
آموزش عمومی، تخصصی و تشریفاتی نیروها قبل از استقرار
طراحی و اجرای شیفت‌بندی دقیق، متناسب با ساعات پرتردد و سطح خدمات مورد انتظار
نظارت و ارزیابی مداوم عملکرد پرسنل در طول همکاری
جایگزینی سریع و بدون وقفه در صورت غیبت یا عدم رضایت

پست‌هایی که سرویک برای آن‌ها نیرو جذب و مدیریت می‌کند:

مدیر مجتمع
لابی‌من
بلمن
نگهبان (گاردمن)
نیروی خدماتی (پاک‌من)
کافی‌من
کانسیرژ
پارکبان (ولت‌پارک)

2) مدیریت اجرایی و عملیات روزمره مجتمع

نظم در تردد، اجرای قوانین، هماهنگی امور و مستندسازی دقیق

اداره روزمره مجتمع از «کارهای کوچک اما پرتکرار» تشکیل می‌شود. اگر این کارها روال مشخص نداشته باشد، خیلی سریع تبدیل به اختلاف، شکایت و بی‌نظمی می‌شود. سرویک اجرای روزمره را با نظم و پیگیری مدیریت می‌کند.

مهم‌ترین اقدامات اجرایی سرویک:

نظارت بر ورود و خروج افراد و خودروها برای حفظ نظم و امنیت
مدیریت و اجرای دقیق قوانین ساختمان و آیین‌نامه‌ها به شکل یکسان و قابل دفاع
هماهنگی اسباب‌کشی، تحویل کلید و احراز هویت ساکنین جدید با روال مشخص
رسیدگی و پیگیری امور محوطه، فضای سبز، مشاعات و امنیت شبانه‌روزی
برگزاری جلسات با هیئت‌مدیره، ارائه گزارش عملکرد و پیگیری مصوبات تا مرحله اجرا
نگهداری سوابق، مستندات و آرشیو مجتمع (قراردادها، قبوض، صورتجلسات و …) برای جلوگیری از ابهام و دوباره‌کاری

3) مدیریت مالی شفاف و قابل استناد

بودجه‌بندی، کنترل هزینه‌ها و گزارش‌دهی منظم برای هیئت‌مدیره و ساکنین

در بسیاری از مجتمع‌ها، بیشترین حساسیت روی «شفافیت مالی» است. سرویک این بخش را به شکل مستند و قابل گزارش پیش می‌برد تا تصمیم‌ها دقیق‌تر و اختلاف‌ها کمتر شود.

کارهایی که در بخش مالی انجام می‌شود:

برنامه‌ریزی بودجه سالانه مجتمع بر اساس نیازهای واقعی و هزینه‌های دوره‌ای
مدیریت هزینه‌های جاری (نظافت، نگهداری، پرسنل و …) با کنترل و دسته‌بندی مشخص
ثبت، کنترل و گزارش‌گیری از پرداخت‌ها، دریافتی‌ها و تنخواه
تهیه گزارش‌های مالی دوره‌ای برای هیئت‌مدیره و ساکنان به زبان قابل فهم و قابل استناد
اجرای شفاف روش محاسبه شارژ و پیگیری وصول آن در صورت نیاز، با روال روشن

4) نگهداری فنی و پیشگیرانه تأسیسات

کاهش خرابی‌های ناگهانی با سرویس دوره‌ای، ثبت سوابق و تصمیم‌گیری دقیق

معمولاً دیده می‌شود وقتی نگهداری تاسیسات جدی گرفته نمی‌شود، هزینه‌ها ناگهان بالا می‌رود و ساکنین هم درگیر اختلال‌های تکراری می‌شوند. سرویک رویکرد «پیشگیری» را جایگزین «واکنش دیرهنگام» می‌کند.

اقدامات کلیدی سرویک در حوزه فنی:

برنامه‌ریزی تعمیر و نگهداری دوره‌ای تأسیسات مکانیکال و الکتریکال
ثبت و پیگیری سرویس‌های ماهانه تجهیزات مهم (آسانسور، چیلر، پمپ آب و …)
شناسایی و اعلام به‌موقع ایرادات برای جلوگیری از خرابی‌های گسترده
اعلام نیاز فنی به پیمانکاران متخصص و اخذ تایید از مدیریت مجتمع قبل از اقدام
ثبت زمان خرابی‌ها، تعمیرات و هزینه‌های مرتبط در سیستم مجتمع برای پیگیری‌های بعدی

5) پشتیبانی، نظارت و توسعه خدمات (24/7)

کنترل کیفیت واقعی، دریافت بازخورد و ارتقای خدمات در طول زمان

کیفیت پایدار معمولاً بدون نظارت و پشتیبانی مستمر به دست نمی‌آید. سرویک بازرسی و پشتیبانی را به‌گونه‌ای اجرا می‌کند که افت کیفیت به موقع دیده شود و قبل از تبدیل شدن به بحران اصلاح شود.

در این بخش چه اتفاقی می‌افتد؟

بازرسی میدانی روزانه، هفتگی و شبانه به شکل (24/7)
دریافت بازخورد ساکنین و سنجش سطح رضایت برای اصلاح مسیر
اصلاح فرایندها و آموزش مجدد نیروها در صورت نیاز
پیشنهاد خدمات جدید برای ارتقاء سطح خدمات (مثل کافی‌من، لاندری، پذیرش ویژه میهمانان و …)
پشتیبانی فوری در بحران‌ها با اولویت امنیت و آرامش ساکنین
اختصاصی‌سازی خدمات بر اساس نیاز کارفرمایان (چون هر مجتمع شرایط و اولویت‌های خودش را دارد)

نتیجه‌ای که معمولاً در مجتمع‌ها دیده می‌شود

وقتی این پنج محور به‌صورت یکپارچه اجرا شود، معمولاً این نتایج قابل مشاهده است:

نظم در اجرا و کاهش کارهای رهاشده و بی‌پیگیری
شفافیت بیشتر در تصمیم‌گیری هیئت‌مدیره و گزارش‌های مالی
کاهش خرابی‌های ناگهانی با نگهداری پیشگیرانه
کیفیت پایدار خدمات به‌جای نوسان‌های مقطعی
تجربه آرام‌تر و محترمانه‌تر برای ساکنین و میهمانان

ثبت درخواست مدیریت و راهبری مجتمع با سرویک

اگر هدف این است که اداره مجتمع از حالت پراکنده و فردمحور خارج شود و با یک مدل حرفه‌ای، قابل پیگیری و شفاف پیش برود، ثبت درخواست می‌تواند شروع مناسبی باشد. پس از دریافت اطلاعات اولیه، نیازهای مجتمع بررسی می‌شود و مدل اجرایی متناسب با شرایط پروژه پیشنهاد خواهد شد.

دریافت مشاوره

دسته بندی خدمات