مدیر مجتمع کیست و چه وظایفی دارد؟

مدیر مجتمع قرار است امور جاری را دقیق بررسی کند، مشکلات را به موقع تشخیص دهد و برای رفع آن‌ها اقدام عملی انجام دهد. در واقع، انجام وظایف مدیر مجتمع نقطه‌ای است که نگهداری درست از مشاعات، نظم مالی، رسیدگی به خرابی‌ها، هماهنگی پیمانکاران و مدیریت نیروهای اجرایی به آن وصل می‌شود.

به همین دلیل، در بسیاری از مجتمع‌ها اولین نقطه‌ای که نیاز به نظم و استاندارد دارد، ورودی ساختمان و نحوه تعامل نیروهای اجرایی با ساکنین و مهمانان است. در چنین شرایطی، سرویک معمولاً در گام اول از مسیر تامین نیروی تشریفاتی کمک می‌کند تا کیفیت حضور نیرو، آداب برخورد و نظم ورودی ساختمان در سطح قابل قبول و قابل کنترل قرار بگیرد.

چارچوب قانونی و نکاتی که نباید از قلم بیفتد

طبق منابع آموزشی حوزه مدیریت ساختمان، چند نکته به‌صورت جدی تکرار می‌شود:

• تصمیم‌های مجمع باید اجرا و مستندسازی شود.

• موضوع بیمه ساختمان (به‌خصوص آتش‌سوزی) از وظایف بسیار مهم معرفی شده و بی‌توجهی به آن می‌تواند تبعات سنگینی داشته باشد.

• پیگیری شارژ معوقه، اگر دوستانه نتیجه ندهد، مسیر رسمی مانند اظهارنامه و پیگیری حقوقی دارد.

تعریف مدرن مدیریت مجتمع و جایگاه قانونی آن

در تعریف مدرن ساختمان بسیاری از افراد مدیر را به عنوان قلب تپنده مجموعه در نظر می گیرند. در مدیر ساختمان وظیفه دارد تمامی امور جاری را به صورت دقیق بررسی کرده و نسبت به برطرف کردن تمامی مشکلات اقدامات لازم را انجام دهد. به همین خاطر قانونگذاران با تصویب قانون تملک آپارتمانها و‌ آئین نامه اجرایی آن که در سال ۱۳۴۳ به تصویب رسید و همچنین اصلاحیه بعدی آن ، ضوابط و مقررات حاکم بر این موضوع را مشخص نموده اند و با انجام این امر بسیاری از اختلافات و مشکلات آپارتمان نشینی را با راهکارهای قانونی قابل حل و فصل نموده اند.

سمت مدیر ساختمان، نقشی بسیار مهم و اساسی در رسیدگی به امور یک ساختمان می باشد. فرض کنید شما ساکن یکی از واحدهای ساختمان مسکونی می باشید . قسمتی از آپارتمان که مربوط به هیچ کدام از واحدها نمی باشد، در حال تخریب است (مثل راهرو ) یا قسمتی مشترک مانند راه پله ها همواره کثیف هستند. یا مثلا سقف آپارتمان در حال تخریب است ولی هیچ یک از واحدها توجه ای به آن نمی کنند. و یا چراغ راهروها و پارکینگ و … خراب بوده و این بخش ها در تاریکی قرار دارند و سایر مشکلاتی از این دست. در این بین باید شخصی حضور داشته باشد تا به تمامی این مشکلات رسیدگی و آنها را حل کند. این شخص همان مدیر ساختمان می باشد .

معرفی وظایف مدیر مجتمع (وظایف عمومی)

1- مطالعه و تسلط کامل بر اساسنامه و آیین¬نامه¬های داخلی مجتمع و نظارت بر اجرای صحیح آن توسط ساکنین.

2- اطلاع کامل از مفاد قراردادهای پیمانکاران مجتمع و نظارت بر حضور به موقع و اجرای صحیح وظایف قید شده در قراردادهای پیمانکاران.

3- به روز نگه داشتن وضعیت قبوض نیرو (آب، برق، گاز و تلفن) از طریق دریافت صورتحساب¬های دوره¬ای و دقت کامل در پرداخت به موقع آنها.

4- تسلط کامل بر شرح وظایف پرسنل اجرایی مجتمع (لابی¬من، لابی¬وومن، بلمن، نگهبان، پاکمن، تکنسین تاسیسات و …) و نظارت بر اجرای صحیح آن¬.

نکته اجرایی سرویک: وقتی شرح وظایف نیروها دقیق نوشته شود اما آموزش یکدست نباشد، خروجی در شیفت‌های مختلف متفاوت می‌شود. به همین دلیل، اگر مجتمع نیروی اجرایی دارد اما کیفیت برخورد، گزارش‌نویسی و اجرای دستورالعمل‌ها یکنواخت نیست، سرویک از مسیر آموزش تخصصی نیروهای تشریفاتی به یکسان‌سازی استانداردها کمک می‌کند.

5- پیگیری و اجرای به موقع و کامل مصوبات هیئت مدیره مجتمع.

6- بایگانی مستندات مجتمع شامل گزارشات روزانه مدیر و پرسنل، چک لیست¬های نظافت، اوراق اداری مربوط به منابع انسانی (درخواست مساعده، مرخصی، جریمه، تشویقی، گزارشات کارکرد ماهانه، شیفت بندی و …)، اوراق مالی (تسویه حساب مالی، فاکتورها، صورتحساب پیمانکاران و …).

7- به روز نگه داشتن تنخواه مجتمع و ثبت روزانه مستندات.

8- تهیه گزارش عملکرد ماهانه مجتمع شامل گزارشات حضور پیمانکاران، تعمیرات احتمالی، تعویض قطعات، نظافت عمومی، وقایع مهم و … .

9- تهیه چک لیست نظافت روزانه و هفتگی مجتمع و آموزش اجرای آن به پرسنل پاکمن.

10- به روز نگه داشتن اقلام موجود در انبار و ثبت زمان مصرف و شارژ آن¬ها.

11- تنظیم نامه¬های دریافت شارژ فصلی/ماهانه و ابلاغ آن به ساکنین و پیگیری دریافت به موقع آن.

12- تسلط کامل بر قوانین تملک آپارتمان.

13- تسلط بر نحوه کارکرد ابزار و تجهیزات الکتریکال و مکانیکال موجود در مشاعات (سیستم روشنایی، سیستم صوتی، سیستم¬های اطفاء و اعلام حریق، سیستم¬های گرمایش و سرمایش، سیستم¬های تهویه، سونا خشک و بخار و …).

14- آموزش نحوه رفع عیب احتمالی اولیه مربوط به ابزار و تجهیزات الکتریکال و مکانیکال قید شده در بند 13 به تمامی پرسنل تحت امر.

15- آموزش، بازآموزی و ارتقاء کیفیت پرسنل تحت امر از طریق کنترل کارکرد آنها در طول شیفت کاری و ارائه بازخورد مناسب که منجر به رفع ایراد گردد.

16- حضور به موقع در مجتمع و بازدید دقیق و با جزئیات از مشاعات مجتمع و ثبت مشکلات احتمالی.

17- گزارش به موقع و مداوم خطراتی که عدم پیگیری آن عواقب جبران ناپذیری به دنبال خواهد داشت.

18- آشنایی کامل به امور اداری و پشتیبانی شرکت و راهنمایی پرسنل تحت امر در صورت نیاز.

19- تسلط بر فرم¬ها و چک لیست¬های موجود و آموزش آن به پرسنل مربوطه.

20- چک کردن روزانه دوربین¬های مدار بسته مجتمع و ثبت گزارشات شیفت شب.

21- نظارت مستمر و روزانه بر گزارشات کارکرد روزانه پرسنل تحت امر، امضاء آن¬ها و پیگیری موارد قابل پیگیری.

22- نظارت بر اجرای صحیح شیفت بندی حضور پرسنل و زمان ورود و خروج آن¬ها.

23- کنترل وضعیت آراستگی و بهداشتی پرسنل تحت امر و ثبت تخلفات و گزارش به منابع انسانی شرکت.

24- پیگیری به موقع برای تعیین نیازهای مجتمع و اقدام برای تهیه آن¬ها

25- حضور با پوشش سازمانی و با رعایت تمامی استاندارها و اصول آراستگی.

26- پرهیز از ایجاد حاشیه و جلوگیری از تشویش اذهان عمومی پرسنل تحت امر و ساکنین.

27- پرهیز از ایجاد صمیمیت بیش از حد با پرسنل تحت امر.

28- پرهیز از اقدام خودسرانه در جذب و یا قطع همکاری با پرسنل تحت امر

امور روزمره مدیر مجتمع

1- حضور به موقع در مجتمع و کنترل حضور به موقع سایر پرسنل.

2- چک کردن گزارش کارکرد روزانه لابی و نگهبانی، کنترل تردد مراجعه کنندگان و پیگیری وقایع شیفت و موارد مهم و درخواست¬های ساکنین.

3- چک کردن وضعیت ظاهری، آراستی و بهداشت پرسنل حاضر در شیفت با توجه به استانداردهای تعریف شده (در زمان شروع شیفت و در طول ساعات کاری).

4- بررسی نظافت مشاعات و کارکرد پرسنل پاکمن (در زمان شروع شیفت و در طول ساعات کاری).

5- چک کردن دوربین¬های مدار بسته و کنترل کارکرد شیفت شب و ثبت وقایع رخ داده.

6- پیگیری پیام¬های ساکنین و یا هیئت مدیره در گروه ساکنین یا هیئت مدیره مجتمع

7- پیگیری وصول شارژ ماهانه/فصلی ساکنین و در صورت نیاز یادآوری به آنان.

8- تماس با پیمانکاران و اطمینان از حضور آنان در مجمتع در زمان¬های تعیین شده.

9- گشت زنی در مجتمع و تمامی مشاعات و ثبت موارد خرابی و پیگیری به موقع تا زمان رفع مشکل (در زمان شروع شیفت و در طول ساعات کاری).

10- ثبت مستندات در بایگانی و تکمیل گزارش روزانه مدیر قبل از خروج از مجتمع.

11- اطلاع رسانی موارد قابل پیگیری به بخش اداری و پشتیبانی شرکت.

12- ثبت امور قابل پیگیری در روز کاری بعد و ایجاد آمادگی برای اجرای آنها.

۵ بخش که به اجرا کمک می‌کند

متن شما از نظر «فهرست وظایف» کامل است. چیزی که معمولاً باعث می‌شود این فهرست در عمل هم جواب بدهد، اضافه کردن چند لایه اجرایی است:

۱) مستندسازی تصمیم‌ها و صورت‌جلسه‌ها (برای پیشگیری از اختلاف)

در عمل، هر تصمیمی که صورت‌جلسه نشود (افزایش شارژ، تغییر پیمانکار، تغییر نیرو، اصلاح آیین‌نامه داخلی)، بعداً تبدیل به محل اختلاف می‌شود. منابعی که اشاره کردید هم روی ثبت و نگهداری صورت‌جلسه و اطلاع‌رسانی دقیق تاکید دارند.

۲) بیمه و ریسک (موضوعی که معمولاً دیر جدی گرفته می‌شود)

در مقاله آپارتمانا، «بیمه کردن بنا در برابر آتش‌سوزی» به‌عنوان وظیفه بسیار مهم معرفی شده است. پیشنهاد ما این است که این بند در مجتمع‌ها به یک چک‌لیست سالانه تبدیل شود (زمان تمدید، سهم هر واحد، بایگانی بیمه‌نامه).

۳) مدیریت نیروی انسانی یعنی یکسان‌سازی اجرا، نه فقط کنترل حضور

بسیاری از نارضایتی‌ها از اینجا شروع می‌شود که «هر شیفت یک مدل» اجرا می‌کند: یک نفر دقیق گزارش می‌نویسد، نفر دیگر شفاهی رد می‌شود؛ یک نفر با ساکن درست برخورد می‌کند، نفر بعدی ایجاد تنش می‌کند.

در سرویک، اگر مسئله اصلی مجتمع «تفاوت کیفیت اجرا بین شیفت‌ها» باشد، مسیر استانداردسازی را از آموزش تخصصی نیروهای تشریفاتی شروع می‌کنیم تا آداب تعامل، گزارش‌نویسی، نحوه پاسخ‌گویی، و اجرای دستورالعمل‌ها به یک استاندارد واحد برسد.

۴) تبدیل وظایف به چک‌لیست قابل سنجش (برای کنترل‌پذیری واقعی)

پیشنهاد اجرایی ما این است که سه چک‌لیست مستقل داشته باشید:

• چک‌لیست بازدید مشاعات (روزانه)

• چک‌لیست نظافت (روزانه/هفتگی)

• چک‌لیست گزارش شیفت (لابی/نگهبانی/تاسیسات)

این کار، اختلاف برداشت را کم می‌کند و کیفیت را قابل اندازه‌گیری می‌سازد.

۵) مسیر پیگیری شارژ معوقه (از تذکر تا اقدام رسمی)

طبق منبع کمک‌کار، ابتدا مسیرهای دوستانه (تذکر پیامکی/کتبی) پیشنهاد می‌شود و در صورت بی‌نتیجه بودن، مسیر رسمی مثل اظهارنامه و شورای حل اختلاف مطرح است.

پیشنهاد ما این است که مدیر مجتمع از ابتدا «فرآیند» داشته باشد: زمان‌بندی اخطار، قالب متن، بایگانی مستندات، و گزارش‌دهی به هیئت‌مدیره.

جمع‌بندی از نگاه سرویک

این متن به‌خوبی نشان می‌دهد که مدیریت مجتمع یک نقش چندوجهی است؛ از کنترل نیروها و پیمانکاران گرفته تا ثبت و بایگانی، کنترل تجهیزات مشاع، نظارت بر نظافت، مدیریت شارژ و پیگیری مستمر مشکلات. تجربه سرویک نشان می‌دهد هر جا وظایف مکتوب باشد اما استاندارد اجرا تعریف نشده باشد، کیفیت کار در طول زمان افت می‌کند.

به همین دلیل، در مجتمع‌هایی که به دنبال نظم پایدار و اجرای دقیق فرآیندها هستند، سرویک راهکار مدیریت و راهبری مجتمع‌ها را ارائه می‌کند تا گزارش روزانه، پیگیری پیمانکاران، کنترل کیفیت نیروها و مستندسازی اقدامات، همگی قابل سنجش، قابل پیگیری و قابل گزارش باشند.